Dokumentenmanagement
Frei nach Watzlawik, dass man nicht nicht kommunizieren kann, gilt dies analog für das Dokumentenmanagement – man kann Dokumente nicht nicht managen.
Um einen für Sie richtigen Ablauf sicherzustellen, richten wir ihr DMS ganz nach Ihren Wünschen ein. Sie entscheiden welche Workflows und Freigaben Sie benötigen und natürlich auch, wer darauf Zugriff haben soll und darf: für einen richtigen und sicheren Ablauf in Ihrem Unternehmen.
Dokumentenmanagement – was verstehen wir darunter?
Das? Nein.
Ob Papier sich nun chaotisch auf Stapeln befindet und bei einer etwaigen Suche eben die Papierstapel mit viel Zeit und Ausdauer durchforstet werden oder Papier in Ordnern x-fach abgelegt wird – auch das ist eine Form des Dokumentenmanagements.
Oder das? Nein.
Nun könnten wir den dafür häufig verwendeten Windows-Explorer mit der Datei-Ablagestruktur ebenfalls als solches bezeichnen, was allerdings durch sehr einfache Merkmale ausscheidet.
Das!
Selbstverständlich sprechen wir im Allgemeinen beim Begriff Dokumentenmanagement eher vom IT-unterstützten Dokumentenmanagement und eng gefasst – beim „echten“ oder professionellen Dokumentenmanagement von einer Datenbank, die Dokumentenindizien verwaltet und je nach Professionalisierungsgrad zusätzlich verschlüsselt vorhält und nur berechtigten Personen zur Verfügung stellt.
Suchfunktion
Echtes, hilfreiches Dokumentenmanagement ermöglicht die mehrdimensionale Suche.
D.h. ein Dokument wird im Optimalfall nur einmal abgelegt und indiziert, also Indexbegriffe vergeben. Anschließend ist das Dokument mit jeder Kombination der Indexbegriffe zu suchen und wieder zu finden – und zwar in einem Bruchteil der Zeit, wie dies anderweitig über Umwege eventuell möglich sein könnte. Die Volltextsuche versteht sich praktisch von selbst.
Dokumentenpool
Und vor allem der große Vorteil: alle Dokumente und Belege, egal welchen Ursprung sie haben, also egal ob von Papier gescannt, gedruckt und versendet, per eMail gesendet oder erhalten, aus einem Fakturier- oder Warenwirtschaftsprogramm oder der Buchhaltung – alles, alles, alles landet in einem Dokumentenpool und kann direkt dort wiedergefunden werden. Die Anwender müssen nicht zwingend wissen, woher dieses Dokument ursprünglich kam. Und natürlich haben immer nur die berechtigten Personen Zugriff darauf. Schwer vorstellbar, die selektive Berechtigung im Explorer nachzubauen.
Zugriff
Verbinden wir dann noch ein professionelles Dokumentenmanagement mit der Cloud, ist der Zugriff von überall mobil möglich und NewWork bekommt nochmals neuen Wind in die gesetzten Segel. Soweit also die Pflicht eines jeden guten Dokumentenmanagementsystems – unserer Meinung nach!
Nun die Kür:
Wird die Verbindung zu den im Dokumentenpool abgelegten Dokumenten zusätzlich aus anderen Programmen, also dem ERP-, Mail- oder Buchhaltungssystem gewährleistet, können Anwender auf systemfremde Dokumente zugreifen, ohne dazu ihre gewohnte Umgebung zu verlassen.
Mehrwert
Und was hat das Unternehmen oder die Organisation davon?
Jede Menge Ressourceneinsparung in Form von Zeit, die anderweitig sinnvoll eingesetzt werden kann. Oder Kosten, die eingespart werden, entweder in Form von Personalkosten oder Lagerkosten. Außerdem sehr individuell bessere Kundenbetreuung und -zufriedenheit, höhere Mitarbeitermotivation. Verbinden wir dann noch das Workflowmanagement mit dem Dokumentenmanagement, erhalten wir zusätzlich Entscheidungssicherheit bei Mitarbeiter:innen und Führungskräften sowie Führungsentlastung, da sowohl Entscheidungsregeln als auch Compliences im besten Fall bereits involviert sind.
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